Een kopie maken van een identiteitsbewijs mag niet altijd. Het mag wel als er een wettelijke verplichting is. Als die verplichting er niet is, dan kan het maken van een kopie tot een forse boete leiden. Bij werknemers geldt een wettelijke verplichting voor werkgevers om een afschrift van een op het moment van indiensttreding geldig identiteitsbewijs in de administratie op te nemen. Als u werkt met uitzendkrachten of ZZP-ers is dat niet het geval.
Wijziging als gevolg van invoering Wet DBA
Tot 1 mei 2016 moest de opdrachtgever van een ZZP-er een kopie of scan van het identiteitsbewijs bezitten als de ZZP-er een Verklaring arbeidsrelatie (VAR) gebruikte. Door de invoering van de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) is dat nu niet meer verplicht. De opdrachtgever mag daarom geen kopie of scan van het identiteitsbewijs vragen. Ook mogen opdrachtgevers niet in een overeenkomst als voorwaarde stellen dat een kopie/scan verplicht is.
Vrijwilligers
Voor vrijwilligers ligt het iets anders. De Belastingdienst kan organisaties vragen aan wie en wanneer zij een vrijwilligersvergoeding hebben uitbetaald. Daarom mag de organisatie waarvoor iemand vrijwilligerswerk doet om het identiteitsbewijs (zoals uw paspoort of identiteitskaart) vragen en hiervan de gegevens overnemen.
De organisatie mag geen kopie maken van het identiteitsbewijs. Een werkgever is, zoals hiervoor al vermeld, op grond van de Wet op de loonbelasting verplicht een kopie van het identiteitsbewijs van een werknemer in de loonadministratie te bewaren. Maar omdat voor een vrijwilliger geen loonheffingen hoeven te worden ingehouden, geldt dit bij vrijwilligers niet.
